passende Event Personalplanung finden mit unserer Hilfe
Die Planung, das Durchführen und Nacharbeiten eines Events ist keine einfache Angelegenheit. Zu den wichtigsten Aufgaben eines Eventplaners zählt es, das Personal richtig zu managen, wovon wieder der Erfolg eines Events abhängig ist. Wenn ein besonderes Event geplant wird, dann muss es nicht selten sehr schnell organisiert und geplant werden. In diesem Sinne ist vor allen Dingen die Personalplanung eine große Herausforderung. Unsere Agentur kann Ihnen dabei unter die Arme greifen, wenn es darum geht, eine möglichst flexible Personalplanung für diverse Events aufzustellen.
Denn sei es aufgrund einer kurzfristigen Absage oder sogar Nichterscheinen der Mitarbeiter– mit unserer flexiblen Personalplanung werden Sie ganz schnell die notwendigen Fachkräfte für Ihr Event finden. Es ist keine einfache Angelegenheit, ein bestimmtes Event zu organisieren, es durchzuführen und nachzubereiten. Die Personalplanung bei Events richtig zu managen, zählt daher zu den Grundaufgaben unserer Agentur. Wir sorgen dafür, dass Ihr Event ein voller Erfolg wird.
Worauf bei der Personalplanung für Events zu achten ist
Um die Personalplanung richtig durchzuführen, ist es wichtig zu verstehen, wie das Team vor Ort zusammengesetzt werden soll. Dies ist in erster Linie von der Art und der Größe des Events abhängig. Das Team für ein bestimmtes Event besteht manchmal lediglich aus internem Personal. Diese können hingegen mit unterschiedlichem inhaltlichem Fokus sein. Bei einer größeren Veranstaltung ist es allerdings sehr wichtig, dass mit temporärem Servicekräften gearbeitet werden muss. Es ist nicht selten, dass bei der Personalplanung diese zwei Optionen auch miteinander kombiniert werden.
Der erste Schritt bei der Personalplanung eines Events ist dann, zu erkennen, welche Ressourcen und Informationen das entsprechende Team braucht. Die zweite Aufgabe besteht hingegen darin, die passenden Ressourcen und Informationen so schnell wie möglich effektiv zu vermitteln. All die genannten Konstellationen sind jedoch nicht aktiv in die Personalplanung mit eingebunden. Bei der Personalplanung eines Events muss auch ein zusätzlicher Bedarf an Personal mit einbezogen werden. Hierzu zählen auch die Unterbrechungen zwischen den Mahlzeiten und Programmpunkten. Darüber hinaus müssen bei der Personalplanung auch Pausen für das Personal selbst eingerechnet werden. Außerdem ist es nötig, die Aufgabenbereiche jeder Position oder Rolle klar und deutlich zu definieren.
Aufgaben bei der Personalplanung eines Events
Die Personalplanung eines Events kann für die Zuständigen sehr belastend sein. Diese müssen zahlreiche Dinge gleichzeitig erledigen und in Betracht ziehen – angefangen von der Anmeldung über das Catering bis hin zum Goodie Bag für die teilnehmenden Personen. Zu den Aufgaben der Personalplanung gehört auch die Verwaltung des Teams, welches auf der Veranstaltung präsent ist. Dazu zählen die unterschiedlichsten Personengruppen.
Neben internen Mitarbeitern sind hier auch Referenten, Techniker, das Cateringpersonal und temporäre Kräfte zu nennen. Beim Veranstaltungsort wird das Unternehmen vonseiten des Event-Teams gegenüber den Ausstellern und den teilnehmenden Organisationen und Unternehmen dargestellt. Das, was in der Phase der Personalplanung sorgfältig und durchdacht geplant wurde, wird von dem Team umgesetzt. Auf diese Weise kann das Veranstaltungspersonal in einem hohen Maße zum Erlebnis der Teilnehmer bei. Dies führt wiederum zum Erfolg des Events selbst. Aus diesem Grund muss es sichergestellt werden, dass sich das Event-Team im Klaren über seine Verantwortung ist. Darüber hinaus muss es über alle Ressourcen verfügen, um auf dem Event herauszuragen.